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Elektronische Rechnungen – Praxistipps

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Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden mit Wirkung ab dem 1. Juli 2011 elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt (Änderung § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes).

Erlaubte Übermittlungsformen

Ein elektronischer Rechnungsversand ist möglich

  • durch E-Mail (Versand als schlichter E-Mail-Anhang ohne Signatur ausreichend),
  • als PDF oder als Textdatei (E-Mail-Anhang oder auch zum Download),
  • als Computer-Fax oder über Fax-Server (Übermittlung von Standard-Fax/Computer-Fax/Fax-Server zu Standard-Fax gilt als Papierrechnung),
  • durch Datenträgeraustausch oder
  • mittels EDI-Verfahren und qualifizierter elektronischer Signatur (wie bisher weiterhin möglich).

Für elektronische Rechnungen gilt analog der Regelungen für Rechnungen, dass

  1. die Echtheit der Herkunft der Rechnung,
  2. die Unversehrtheit ihres Inhalts und
  3. ihre Lesbarkeit

gewährleistet sein müssen (§ 14 Abs. 1 UStG).

Rechnungsformat

Zwecks Erfüllung der gesetzlichen Voraussetzungen, u.a. durch Anwendung eines geeigneten Rechnungsformates enthält das Gesetz keine Vorgaben. In der Praxis empfiehlt sich für Unternehmer insbesondere die Anwendung des ZUGFeRD Rechnungsformats. ZUGFeRD ist ein vom Forum elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD) gemeinsam mit Unternehmen der Automobilindustrie, des Einzelhandels, dem Bankensektor und anderen Industriezweigen entwickeltes Format. Mit ZUGFeRD (= Zentrale User Guidelines Forum elektronische Rechnung Deutschland) können Rechnungsdaten in strukturierter Weise in Form einer PDF-Datei übermittelt werden. Das PDF-Dokument enthält ein inhaltsgleiches Doppel der Rechnung in Form eines strukturierten Datensatzes. Der strukturierte Datensatz ermöglicht eine vollautomatische Prüfung oder Verbuchung. Die Rechnungsdaten können mittels kompatibler Software ausgelesen und weiter verarbeitet werden.

Praxistipp: Das Rechnungsformat eignet sich außerdem für den Einsatz im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr. Durch Anwendung dieses Formats erfüllt der Unternehmer gleichzeitig die erforderlichen Formvorschriften der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) – siehe hierzu auch gesonderte Infoliste GoBD.

Zustimmung des Empfängers

Eine elektronische Rechnungsfakturierung erfordert die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Dies u. a. deshalb, weil der Rechnungsempfänger das Risiko des Vorsteuerabzugs trägt. Außerdem muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, die elektronisch empfangenen Rechnungen auch elektronisch zu verarbeiten und zu archivieren (vgl. oben ZUGFeRD-Verfahren). Die Zustimmung hat ausdrücklich zu erfolgen, kann ggf. aber auch konkludent, z. B. durch Zahlung der Rechnung, gegeben sein.

Praxistipp: Elektronische Rechnungen werden im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau zur Vorlage in elektronischer Form verlangt. Die maßgebliche Rechtsgrundlage ist § 27b Abs. 2 des Umsatzsteuergesetzes. Der Betriebsprüfer kann dabei auch das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers nutzen. Um dem Betriebsprüfer im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau nicht den gesamten E-Mail-Verkehr zur Verfügung stellen zu müssen, sollte mit der Zustimmung zur elektronischen Übermittlung eine eigene E-Mail-Adresse eingerichtet werden und diese allen Rechnungsstellern als Adresse zur Übermittlung angegeben werden.

Korrekturrechnungen

Eine zu berichtigende elektronische Rechnung wird nicht dadurch storniert, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung per E-Mail wieder zurücksendet. Gegebenenfalls vorzunehmende Rechnungskorrekturen müssen bei elektronischen Rechnungen deutlich kenntlich gemacht und nachvollzogen werden können (Ergänzungs-/Korrekturbeleg). Zu beachten ist, dass ein erneutes Senden der Rechnung per E-Mail als Doppelrechnung gilt und dadurch die Regelungen im Umsatzsteuergesetz für den unrichtigen oder unberechtigten Steuerausweis Anwendung finden (§ 14c Umsatzsteuergesetz). Weist der die Rechnung sendende Unternehmer erneut Umsatzsteuer aus, schuldet er diese bzw. es wird eine formelle Berichtigung des Umsatzsteuerausweises notwendig!

Archivierung elektronischer Rechnungen

Empfangene und gesendete elektronische Rechnungen müssen im Originalzustand vor Verarbeitung oder Umwandlung archiviert werden. Ein Ausdruck in Papierform zur Aufbewahrung ist nicht ausreichend (vgl. hierzu auch Infoliste zu „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ GoBD).

Stand: 5. Januar 2021

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Sollten Sie spezielle Fragen zu einem der Themen haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.

Wir BERATEN Sie auch in Krisenzeiten

Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Mandanten,

in Deutschland ist mittlerweile in allen Bundesländern das Coronavirus nachgewiesen. Wir befinden uns in der Nachbarschaft zu Frankreich und Luxemburg, in denen ebenfalls ein verstärkter Ausbruch der Pandemie zu verzeichnen ist. Die Regierungen verschärfen zurzeit täglich die Maßnahmen.

Auch wir haben uns über das weitere Vorgehen Gedanken gemacht, um den laufenden Geschäftsbetrieb sowie die Beratung und Betreuung von Ihnen zu gewährleisten.

Zum eigenen Schutz:
Im Eingangsbereich unserer Kanzleien weisen wir darauf hin, dass wir Sie statt Händeschütteln mit einem Lächeln begrüßen und auch wieder verabschieden. Ebenfalls halten wir entsprechende Hygienevorrichtungen vor.
Die Bearbeitung der reinen Einkommensteuererklärungen könnte etwas zurückgestellt oder nach hinten verschoben werden.
Unterlagen für die Erstellung Ihrer Steuererklärungen und Buchhaltungen sollten ab sofort weitestgehend auf dem Postweg oder per Mail eingereicht werden. So können wir auch einen Schritt dazu beitragen, die weitere Ausbreitung zu verlangsamen.

Wir sind froh, dass wir vor etwa zwei Jahren verstärkt auf die digitale Bearbeitung der Buchhaltung sowie der Steuerakten gesetzt haben. Die Mandanten, die diesem Weg gefolgt sind, sind begeistert von der Papier- und Akteneinsparung und stellen uns die Belege digital zur Verfügung. Die Bereitstellung der Belege läuft unproblematisch, Sie führt zudem zu einer sicheren und effektiveren Bearbeitung mit vielen Vorteilen.

Genau zum jetzigen Zeitpunkt ist das die richtige Lösung

Was auf uns und wohl auch viele Unternehmen zukommen wird, dürften Umsatzeinbrüche sein. Hier hat die Bundesregierung gestern beschlossen, dass Kredite, Liquiditätshilfen, Steuerstundungen und auch mögliche Fristverlängerungen gewährt werden. Wir sind davon überzeugt, dass die Wirtschaft durch diese Maßnahmen gestärkt wird, denn die Leistungsfähigkeit der Wirtschaft und die Sicherung der Arbeitsplätze hat höchste Priorität.

Wir werden Sie auf dem Laufenden halten und Sie auch hier unterstützen. Sollten Sie Fragen haben, sprechen Sie uns an, es muss das gemeinsame Ziel sein:

Gesundheit und Wohlergehen Ihres Unternehmens und aller Mitarbeiter

Hier noch ein paar allgemeine Informationen.

allgemeine Fragen zu COVID-19:
https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/nCoV_node.html
https://www.bundesgesundheitsministerium.de/coronavirus.html
https://www.bmas.de/DE/Presse/Meldungen/2020/corona-virus-arbeitsrechtliche-auswirkungen.html

Kurzarbeitergeld:
https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/finanziell/kurzarbeitergeld-bei-entgeltausfall
Agentur für Arbeit Tel: 0800 4 5555 20

ISB:
https://isb.rlp.de/home/detailansicht/unterstuetzung-von-kmu-auch-in-krisenzeiten.html
https://isb.rlp.de/fileadmin/user_upload/ISB_steuerliche_Massnahmen_wegen_des_Corona-Virus.pdf

BMWI:
https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Downloads/B/bmwi-3-stufen-plan-ueberblick.pdf?__blob=publicationFile&v=6

IHK:
https://www.dihk.de/de/aktuelles-und-presse/coronavirus#section19342

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